Datenschutzerklärung

gemäß EU Datenschutz-Grundverordnung

Datenschutzhinweise

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für den Zweckverband Digitale Kommunen Brandenburg (ZV DIKOM) einen hohen Stellenwert. Über die Art, den Umfang und den Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung dieser Website, der Kontaktaufnahme und Auftragsabwicklung, sowie des Bewerbungsprozesses informieren wir Sie hiermit gerne.

Die vorliegende Information gibt Auskunft über die informationspflichtigen Angaben, die für alle Verarbeitungstätigkeiten der Verantwortlichen zutreffend sind.

 

 

Verantwortliche

Der Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und ist der:

Zweckverband Digitale Kommunen Brandenburg (ZV DIKOM)
Gewerbeweg 3
03044 Cottbus
DEUTSCHLAND

Tel.:   0355 494 971 971
Fax:   0355 494 971 999
E-Mail: info@dikom-bb.de
Webseite: www.dikom-bb.de

 

 

Datenschutzbeauftragter

Der Verantwortliche hat einen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO benannt:

Zweckverband Digitale Kommunen Brandenburg
Gewerbeweg 3
03044 Cottbus

Tel.:   0355 494 971 110
E-Mail: datenschutz@dikom-bb.de
Internet: www.dikom-bb.de/datenschutzhinweise

 

 

Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Beim Besuch der Website

Weitere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch auf Basis von Art 6 Abs. 1 lit. e DSGVO ausschließlich für Zwecke der Datensicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unsere Systeme. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Wir verarbeiten Ihre Daten nur solange, wie diese für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich sind.

 

 

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:

  • die Adresse (URL) der Webseite, von der aus die Datei angefordert wurde
  • der Name der aufgerufenen Datei
  • das Datum und die Uhrzeit der Anforderung
  • die übertragene Datenmenge
  • der Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.)
  • die Beschreibung des verwendeten Webbrowsertyps bzw. des verwendeten Betriebssystems
  • die anonymisierte IP-Adresse des anfordernden Rechners.

Die gespeicherten Daten werden ausschließlich zu technischen oder statistischen Zwecken benötigt. Ein Abgleich mit anderen Datenbeständen oder gar eine Weitergabe an Dritte, auch in Auszügen, findet nicht statt. Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert und spätestens nach sieben Tagen gelöscht. Nicht hiervon betroffen sind die IP-Adressen des Nutzers oder andere Daten, die die Zuordnung der Daten zu einem Nutzer ermöglichen. Vor der Speicherung wird jeder Datensatz durch Veränderung der IP-Adresse anonymisiert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

 

 

Umfang der Datenspeicherung und -verarbeitung bei Kontaktaufnahme und Auftragsabwicklung

Ihre Daten werden dadurch erhoben, dass Sie uns diese freiwillig mitteilen.

Auf unserer Website ist ein Kontaktformular vorhanden, welches für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Hierbei erfassen wir Name und E-Mail-Adresse. Die Speicherung und Bearbeitung erfolgt zum Zweck der Korrespondenz und ggfs. der Angebots- und Auftragsabwicklung. Sofern sich Abweichungen oder Ergänzungen von den hier aufgeführten Grundlagen und Zweck und Dauer der Speicherung ergeben, werden diese bei dem Kontaktformular angegeben.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt nur nach Einwilligung des Nutzers.

 

 

Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten

Zweckbestimmung und Rechtsgrundlagen

Der Verantwortliche verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), sowie dem Brandenburgisches Datenschutzgesetz (BbgDSG), soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Ausbildungs-, Arbeits-/ Dienstverhältnisses mit dem Zweckverband erforderlich ist.

Rechtsgrundlage zur Verarbeitungstätigkeit bilden: Art. 6 (1) lit. c DSGVO, Art. 88 DSGVO, § 26 (1) BbgDSG zur Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen.

Sofern der Verantwortliche Daten zu einem anderen als dem ursprünglich angegebenen Zweck verarbeiten möchte, wird die betroffene Person nach den Maßgaben des Art. 13 (3) DSGVO informiert.

 

Erhebung von Daten bei Dritten

Der Verantwortliche erhebt personenbezogene Daten der betroffenen Person. Erhebt der Verantwortliche darüber hinaus ausnahmsweise Daten bei Dritten, wird die betroffene Person nach den Maßgaben des Art. 14 DSGVO einschließlich der Quellenangabe informiert.

Pflichten zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Bei der Stellenausschreibungen ist der Verantwortliche nach Art. 33 (2) Grundgesetz verpflichtet, die Eignung von Bewerberinnen und Bewerbern zu prüfen und vergleichbar sowie transparent zu gestalten (Gleichbehandlungsgrundsatz). Zur Durchführung dieser Anforderungen ist die Bereitstellung personenbezogener Daten erforderlich. Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen, kann dies zur Folge haben, dass keine gleichmäßige Bewertung stattfindet und dies zum Nachteil der jeweiligen Bewerberin bzw. des jeweiligen Bewerbers führt.

 

Datenübermittlungen

Im Zusammenhang mit Stellenausschreibungen werden Ihre Daten nicht an Dritte übermittelt, jedoch werden die Daten innerhalb der Organisation an die ausschreibenden Stellen des Verantwortlichen zur fachlichen Prüfung übergeben. Ferner treten mit Zuschlagserteilung und Eingehung des Ausbildungs-, Arbeits- oder Dienstverhältnisses etwaige Übermittlungspflichten, über die gesondert in den zutreffenden Fällen informiert wird.

 

Automatisierte Entscheidungsfindung (Profiling)

Die Entscheidung über Ihre Bewerbung beruht nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, dabei findet jedoch keine automatisierte Entscheidung (Profiling) im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

 

Speicherfristen

Der Verantwortliche speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Erreichung des unter Punkt 2 genannten Zwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen eine Speicherung vorschreiben.

Sofern kein Ausbildungs-, Arbeits- oder Dienstverhältnis zustande kommt, werden Ihre Bewerbungsunterlagen bzw. personenbezogenen Daten im Rahmen der Speicherbegrenzung unverzüglich nach der Entscheidung und der Mitteilung darüber in der weiteren Verarbeitung eingeschränkt. Nach Ablauf einer Frist von sechs Monaten, die ggf. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen gegeben ist, werden die Daten gelöscht (Art. 17 (3) lit. e. DSGVO).

Sollte ein Vertragsverhältnis zustande kommen, richten sich die Aufbewahrungsfristen nach den dafür bestimmten Fristen der Personalaktenführung.

Gegebenenfalls erhalten Sie im Anschluss an das Bewerbungsverfahren eine Einladung zur Aufnahme in unseren Talentpool. Dies erlaubt uns, Sie auch in Zukunft bei passenden Vakanzen bei unserer Bewerberauswahl zu berücksichtigen. Liegt uns eine entsprechende Einwilligung Ihrerseits vor, werden wir Ihre Bewerbungsdaten nach Maßgabe Ihrer Einwilligung bzw. ggf. zukünftigen Einwilligungen in unserem Talentpool speichern.

Für den Fall, dass Sie einer längeren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, speichern wir diese nach Maßgabe Ihrer Einwilligungserklärung.

 

 

Online Kommunikation und Zusammenarbeit mit Rainbow

Der DIKOM setzt den Dienst „Rainbow“ des Anbieters Alcatel Lucent Enterprise, 32 avenue Kléber, 92707 Colombes cedex / FRANKREICH (nachfolgend „Rainbow“) für die virtuelle Zusammenarbeit, den Austausch über Sprach- und Videotelefonie sowie dem Austausch über Chatnachrichten ein. Mit Alcatel Lucent Enterprise wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen, die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich auf Weisung des DIKOM.

 

Zwecke der Datenverarbeitung

Der Dienst wird ausschließlich zur Durchführung von interner sowie externer Kommunikation per Audio, Video, Text genutzt.

 

Arten personenbezogener Daten

  • E-Mail-Adressen
  • Namen
  • Vornamen
  • Firma
  • Berufliche Funktion
  • Festnetztelefonnummern
  • Mobilfunktelefonnummern
  • Sprachdaten
  • Videodaten
  • Textdaten
  • Bubblezugehörigkeiten /-bezeichnung /-thema
  • IP-Adressen
  • Metadaten (verwendeter Browser, Betriebssystem, etc)

 

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Beschäftigtendaten
Wir verarbeiten in Rainbow Daten unserer Beschäftigten im Rahmen der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Rechtgrundlagen bilden §26 (1) Brandenburgisches Datenschutzgesetz (BbgDSG) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung Arbeitsvertrag).

Interessenten- und Kundendaten
Insofern wir unsere Kunden und Interessenten zu einem Meeting in Rainbow einladen, verarbeiten wir deren Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Anbahnung und Durchführung von Vertragsverhältnissen.

 

Dauer der Datenspeicherung

  • Nutzerkonten von Beschäftigten bleiben so lange bestehen, wie das Beschäftigungsverhältnis besteht.
  • Inhalte der Kommunikation per Sprache oder Video werden nicht aufgezeichnet.
  • Chatnachrichten werden je nach Kontext und Zweckbindung gespeichert und spätestens nach 6 Monaten gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungsfristen eine Speicherung vorschreiben.

 

Empfänger von Daten

Empfänger von Daten, die in Rainbow verarbeitet werden sind der Anbieter Alcatel Lucent Enterprise (Frankreich), dessen Rechenzentrum OVH (Deutschland) und der als Unterauftragnehmer beauftragte Service Dienstleister Xact (Spanien).

 

Übermittlung in Drittstaaten

Rainbow wird in Rechenzentren mit Sitz in Deutschland durch den Anbieter Alcatel Lucent Enterprise mit Hauptsitz in Frankreich betrieben. Eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.

 

Automatisierte Entscheidungsfindung (Profiling)

Wir setzen bei der Nutzung von Rainbow keine Methoden zum Herbeiführen einer automatischen Entscheidungsfindung ein.

 

 

Dienst zur verschlüsselten Kommunikation (Transferserver)

Der DIKOM setzt den Dienst „MOVEit“ des Anbieters Progress Software GmbH, Christophstr. 15-17, 50670 Köln (nachfolgend „MOVEit“) für den Dateiaustausch mit Kommunen ein. Mit der Progress Software GmbH wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen, die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich auf Weisung des DIKOM.

Sofern die Nutzung über den DIKOM initiiert wurde, gilt diese Datenschutzerklärung, ansonsten gilt die jeweilige Datenschutzerklärung der initiierenden Kommune.

 

Zwecke der Datenverarbeitung

Die Daten werden zu nachfolgend benanntem Zweck verarbeitet:
Herstellung und Verwaltung der Zugriffsberechtigungen auf den verschlüsselten Kommunikationsdienst (Transferserver).

 

Arten personenbezogener Daten

  • E-Mail-Adressen
  • Namen
  • Vornamen
  • Unternehmen/Kommune
  • Berufliche Funktion
  • Festnetztelefonnummern
  • Mobilfunktelefonnummern
  • Textdaten
  • IP-Adressen
  • Metadaten (verwendeter Browser, Betriebssystem, etc)

 

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

  • Beschäftigtendaten
    Wir verarbeiten im MOVEit Daten unserer Beschäftigten im Rahmen der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Rechtgrundlagen bilden §26 (1) Brandenburgisches Datenschutzgesetz (BbgDSG) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung Arbeitsvertrag).

  • Interessenten- und Kundendaten
    Insofern wir unsere Kunden und Interessenten zur Nutzung des Transferservers einladen, verarbeiten wir deren Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO  zur Anbahnung und Durchführung von Vertragsverhältnissen.
  • Sonstige Daten
    Sollten vorher genannte Rechtsgrundlagen nicht zutreffen, ist Rechtsgrundlage zur Verarbeitungstätigkeit die Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO.

 

Erhebung der Daten bei Dritten

Erhebt der Verantwortliche in Einzelfällen Daten bei Dritten, wird die betroffene Person nach den Maßgaben des Art. 14 DSGVO einschließlich der Quellenangabe informiert. Übermittelt eine Institution, der die betroffene Person angehört, deren personenbezogene Daten, so handelt es sich um keine Erhebung.

 

Dauer der Datenspeicherung

  • Nutzerkonten von Beschäftigten bleiben so lange bestehen, wie das Beschäftigungsverhältnis besteht.
  • Nutzerkonten von dritten werden nach eventuellem Widerruf einer Einwilligung oder nach Fristablauf (30 Tage für Einmalkonten) bzw. bei Nichtnutzung des Dienstes (180 Tage für Dauerkonten) unverzüglich gelöscht. Fristen zur Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen ergeben sich ggf. aus dem Einzelfall.

 

Empfänger von Daten

Die Verantwortliche legt personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage gesetzlicher Bestimmungen oder mit Einwilligung der betroffenen Person gegenüber Empfängerinnen oder Empfängern offen. Grundsätzlich werden im Zusammenhang mit der Zweckerfüllung keine Daten offengelegt.

 

Übermittlung in Drittstaaten

Eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.

 

Automatisierte Entscheidungsfindung (Profiling)

Wir setzen bei der Nutzung von MOVEit keine Methoden zum Herbeiführen einer automatischen Entscheidungsfindung ein.

 

 

Verarbeitung und Weitergabe von Daten

Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt durch den Zweckverband DIKOM ausschließlich in Deutschland.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies für die Erbringung vereinbarter Leistungen oder zur Durchsetzung von Ansprüchen zwingend erforderlich ist oder wenn eine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht.

Die Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn:

  1. Sie Ihre nach 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
  2. für den Fall, dass für die Weitergabe nach 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht, sowie
  3. dies gesetzlich zulässig und nach 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist.

 

 

Betroffenenrechte

Sofern nicht besondere Vorschriften entgegenstehen, werden der betroffenen Person nachfolgende Betroffenenrechte eingeräumt, die bei dem benannten Datenschutzbeauftragten geltend zu machen sind.

 

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung

Jede betroffene Person hat

  1. neben dieser allgemeinen und der ergänzenden Informationen zur Verarbeitungstätigkeit nach Art. 15 DSGVO einen individuellen Auskunftsanspruch über ihre, durch die Verantwortlichen, verarbeiteten personenbezogenen Daten, insb. über deren Inhalt sowie individuelle Angaben zu den Punkten 2 bis 8 dieser allg. Information,
  2. nach Art. 16 DSGVO das Recht, von der Verantwortlichen, die Berichtigung von unrichtigen oder die Ergänzung von unvollständigen personenbezogenen Daten zu verlangen,
  3. den Anspruch, die Verantwortlichen, zur Löschung der betreffenden personenbezogenen Daten nach Art. 17 DSGVO aufzufordern und
  4. unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu fordern.
  5. das Recht nach Art. 20 DSGVO, Ihre personenbezogenen, uns bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
  6. gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf der Einwilligung der betroffenen Person beruht, diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die betroffene Person wird mit der Einwilligung über das Widerrufsrecht informiert.

 

 

Benachrichtigung bei Verletzung des Datenschutzes

Bei Verletzung des Datenschutzes erfolgt durch den Verantwortlichen eine Meldung an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde. Hat die Datenschutzverletzung ein hohes Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten der betroffenen natürlichen Person zur Folge, benachrichtigt der Verantwortliche diese darüber.

 

 

Beschwerderecht

Jede betroffene Person hat gemäß 77 DSGVO das Recht, sich über Verletzungen des Datenschutzrechts bei nachfolgender Behörde zu beschweren:

Landesbeauftragte für den Datenschutz Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow

Tel:        033203 356-0
Fax:       033203 356-49
E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de
Internet: www.lda.brandenburg.de

 

 

Widerspruchsrecht

Die betroffene Person kann aus Gründen einer besonderen Situation der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zur Aufgabenerfüllung nach Art. 6 (1) Buchstabe e DSGVO widersprechen, sofern die Verantwortliche keine schutzwürdigen Gründe für eine weitere Verarbeitung nachweisen kann.

 

 

Widerrufsrecht

Beruht die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf der Einwilligung der betroffenen Person, hat sie das Recht, diese jederzeit zu widerrufen. Die betroffene Person wird mit der Abgabe der Willenserklärung über das Widerrufsrecht informiert.

 

 

Einbeziehung, Gültigkeit und Aktualität der Datenschutzerklärung

Mit der Nutzung unserer Webseite willigen Sie in die vorab beschriebene Datenverwendung ein. Die Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und datiert vom 01.11.2020.

Durch die Weiterentwicklung unserer Webseite oder die Implementierung neuer Technologien sowie aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Der Zweckverband DIKOM behält sich vor, die Datenschutzerklärung jederzeit mit sofortiger Wirkung für die Zukunft zu ändern. Wir empfehlen Ihnen, sich die aktuelle Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit erneut durchzulesen.

 

 

Hinweise zum E-Mail-Verkehr

Ihre E-Mails werden ohne zusätzliche Verschlüsselungstechniken an den Zweckverband DIKOM übermittelt, dabei ist ein lückenloser Schutz der Informationen vor dem Zugriff durch Dritte nicht möglich. Sie sollten keine Kennwörter, Kreditkartennummern oder andere persönliche Informationen versenden, die Sie geheim halten wollen.

Es werden nur Dateianhänge der nachstehenden Formate akzeptiert: *.ODF (Open Document Format), *.RTF (Rich Text Format), *.PDF (Portable Document Format), *.TXT (DOS ASCII-Text, Windows ASCII-Text), *.JPG,*.PNG (Standard Bildformate), sowie Microsoft Office Dokumente ab Version 2007.

Es dürfen keine aktiven Inhalte (z. B. Makros) in den Dateianhängen enthalten sein. Dateien der vorgenannten Formate können durch Komprimierungsprogramme im Dateiumfang verkleinert (gepackt) werden. Selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) ohne Passwortschutz können nicht gesendet werden.

E-Mails dürfen (inkl. Anlagen) nicht größer als 20 Megabyte Umfang haben.

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